随着社会的发展，人们在工作和生活中的相处越来越频繁，事情也越来越复杂，因而应用文的功能也就越来越多了。所谓应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特征，并产生惯用格式的文章。

应用文是人类在常年的社会实践活动中产生的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流爱情的工具，有的应用文还拿来作为账簿和根据。

【结构】

1.结构的涵义

结构是指文章内部的组织和构造，是作者根据主题的须要，对材料所进行的有机组合和编排，又称谋篇布局。文章的结构具有两重含意：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架;二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。

作用：

①使文章言之有体。“体”指体裁。应用文在常年的写作实践过程中，大都产生了比较固定的结构形态，也叫程式。

②使文章言之有序。合理安排结构，就是按照一定的思路，将零散的材料组织上去，使之条理清楚，成为一个有机的整体。

③使文章言之成文。通过悉心安排结构，可以降低文章的文笔，进而提高其可读性。

2.安排结构的原则

①要服从表现主题的须要。主题是作者的写作目的、意图的彰显，结构必须服从主题的须要，为表现主题、突出主题服务。比如如何安排开头与结尾、怎样界定层次与段落、怎样设置过渡与照应、怎样确定主次与详略等等，都要围绕主题进行。这样，就能使文章组成一个严谨缜密、内容形式统一的有机整体。

②要正确反映客观事物的发展规律和内在联系。应用文是对现实生活、客观事物的反映，客观事物总有一个发生、发展、结局的过程，作者对它的认识也遵守一定的规律。这些规律性，也就表现为文章结构的基本方式。

③要适应不同文体的要求。文体不同，结构的款式和要求也会不同。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构形式也存在着区别。

3.结构的要求

①严谨自然。指文章结构精当严密，顺理成章。要求作者思路清晰，思维严密，以主旨贯串全文仍然，不枝不蔓。层次段落的界定要恰当，组织严密，联系紧凑，脉络畅通，行止自如。过渡和照应要自然，不能刻意的堆砌，更不能牵强堆砌。

②完整粗壮。指文章各部份要配置齐全，比列协调，详略得当，完整合理，重点突出，符合格式要求。如文章通常都有开头、主体和结尾三部份，三部份比列要协调，主体要内容充实，不能虎头蛇尾或尾大不掉;对并列内容的处理，要注意处理好详写和略写的关系，以保证结构的完整和纤细，使之全然一体。

③清晰显眼。大多数应用文不要求行文坎坷波澜，而要求纲举目张、清晰显眼，便于读者掌握要领或贯彻执行，所以常采用加小标题、写段首撮要、条目式等方式。这在一些法规性文体中最为显著。

4.结构的内容

①层次与段落。层次是文章中作者抒发主题的阶段和顺序，是文章内容展开的顺序。层次彰显了事物发展的阶段，是问题的各个侧面和作者思维的过程，又称为“意义段”、“逻辑段”、“章”、“节”等。段落，又称“自然段”，是组成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的方式是层次的再分割，是文章意思的间歇或转换，以换行为为标志。二者有显著的区别，层次注重于内容的界定，段落注重于文字方式的表现。有时一个段落正好是一个层次，有时几个段落表现一个层次或一个段落内有几个层次。安排层次有两种模式：

(1)纵式，即思路横向展开的结构形式。具体有两种类型：时间次序式和逻辑次序式。后者是根据事物的生产流程、事情或风波的发展过程或时间的先后次序安排层次。须要注意的是，采用这些结构形式，不能事无巨细地记流水账，要紧抓事物发展的关键环节。逻辑次序关系是根据事理内在的逻辑次序安排层次。这些逻辑关系表现为：现象——本质，缘由——结果，宏观——微观，某些—一般等。根据这样的关系先后为序、环环相扣、层层递进地安排结构，就是逻辑次序。

(2)横式，即思维纵向发展的结构形式。表现在方式上，它是把整体界定为若干相对的层次，各层次之间互不交织、平等并列，从不同方面和角度共同阐明了事物的整体面貌和主旨，或根据空间方位的变换，或根据材料的不同性质和类型，或根据问题的不同侧面等。这些结构方式，在应用写作中运用很广泛，述职报告、调查报告、总结等均可采用。

②过渡与照应。过渡是指层次与段落之间的衔接与转换，在文章中起着承上启下、穿针引线的作用。照应是指文章内容的前后呼应和关照，可以使文章结构缜密严谨，全然一体，能够使个别关键内容得到指出，突出主题。

通常情况下，当内容由总到分或由分到总时、意思转换时以及抒发形式变化时，须要安排过渡。过渡的方式有段落、句子或词句。如上下文缝隙大，转折也很大，常用过渡段联结。上下文缝隙小，多用提示性的短语，如公文中，常有“特此如下通告”、“现将有关事项告知如下”、“为此，特制订本细则”等作过渡。在意思转折不大的情况下，多用关联词，如“因为”、“所以”、“但是”等作为过渡词。

在应用文中，常用的照应方式有：

(1)首尾照应，即在文章的结尾处，把开头交代的事或提出的问题再度提起，有的进一步加以概括、归纳、补充，如论文、总结、调查报告等。

(2)文题照应，即指在行文中时时照应标题，对主题加以指出、提示。如大多数公文标题中都包含着“事由”，文章内容自然要与标题相照应。

(3)文中照应，即文章自身前后内容间的照应，如个别细节和问题在行文中不断被提起，这样能加强印象，更好地实现作者的抒发意图。

③开头与结尾。开头是整篇文章的第一步，可以起到统领整篇，展开全文的作用。结尾是全文的收束和结局，能帮助读者加深认识，掌握整篇，达到预期的写作目的。

常见的开头方法有：

(1)目的式。就是将写作的目的和意义直接说明。一些公文常用这些方法，常用动词“为”、“为了”领起。

(2)依据式。就是开头阐述撰文的依据，或引据新政法令和规定指示，或援引全文，或引据事实和道理，常用“根据”、“按照”、“遵照”等领起下文。

(3)缘由式。就是以交代行文的原因作为开头，常用“由于”、“因”、“鉴于”等引出缘由或阐述某种情况作为诱因，再引出写作目的。

(4)概述式。就是在开头部份对文章内容的背景、基本情况、主要内容加以概述。采用这一方法，能起到提纲挈领的作用。

(5)推论式。就是将推论、结果先作交代公文写作基础知识，再由果溯因。

(6)提问式。就是开篇提出问题，之后引发下文，常见于调查报告的写作。

(7)援引式。常用于有具体规定格式的文体中，如“合同”，或援引下级来文、上级指示精神，或有关新政法规，借以作为撰文的根据。如批复、函等常用这些方法。

常见的结尾形式有：

(1)自然扫尾式。就是在主体部份写完以后公文写作基础知识，事尽言止，自然收结。

(2)总结归纳式。指在主体写完后，对全文的主旨进行简略的概括，总结全文。

(3)指出说明式。是在应用文的结尾处，对全文的主旨意义、重要性进行指出，以造成读者的注意。

(4)希望呼吁式。就是在结尾部份提出希望，发出呼吁，展望未来，以鼓舞士气。

(5)专门结尾用语式。就是在结尾处，采用特定的用语结束全文。

【语言】

1.确切

确切，就是要正确地、恰当无误地抒发出所要抒发的内容，用词用语含意清楚，概念恰当明晰，不形成歧义，不造成误解，无溢美之词，无隐恶之嫌。

要做到语言确切，必需要掌握成语的分寸感和合适度。非常是要分辨同义词、近义词在适用范围、词义轻重、搭配功能、语体雅俗、词性差异等方面的细微差异。

要做到语言确切，还要注意语意鲜明，不能模棱两可，含混其辞，以免形成歧义，延误工作。如“大致尚可”、“有关部门”、“条件许可时”、“事出有因，查无实据”等抒发含混的词应慎重使用。

2.简明

简明，指文字的简约、明白，用较少的文字清楚抒发较多、较丰富的内容，要“有话则长，无话则短”。要做到简明，首先要精简文意，压缩篇幅，突出主干，把无关或关系不大的内容删掉。其次要反复磨炼，提升概括能力，避免拼凑修饰语，适当使用缩略语，如“五讲四美”等。第三，要推敲成语，锤炼句子，一句话能够说明白的决不用两句话，一个词能概括清楚的决不用两个词。恰当地运用词语、文言成语等，也有助于语言的简明。第四，要注意用词浅显，不用冷僻冗长的字句。应当强调的是，“简”要得当，不能苟简，要以不阻碍内容的抒发为前提，绝不能为简而生造成语、乱缩略、滥用文言，不能让人不明白或形成歧义，导致误会。

3.平实

应用文是为解决实际问题而写的，它的语言重在实用。一个字、一句话，常常至关重要。为了易于读者理解，应用文语言挠度求平实。行文时多用平直的表述，恰当的议论，简约明了的说明。例如公文，它具有行政约束力和法定的权威性，因而，用语必须朴实、切实，不能铅华失实，不能乱用形容词或俚俗口语。

应用文写作要求用语平实，但平实不等于平静。我国历史上保留出来的许多文章既是应用文，同时又是文学佳作。

4.得体

应用文实用性强，讲求得体，一方面要适宜特定的文体。按文体要求措词造句，保持该文体的语言特色。如公文宜庄严，调查报告须平实，学术论文应严谨，社交文书需较浓的爱情色调，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在，商业交际文书要含蓄，协议书则要精确等。另一方面要考虑作者自己的身分，阅读的对象，征稿的单位，行文的目的，甚至与客观环境的和谐一致，恰如其分。例如须要登报或张贴的，语言要浅显易懂，须要宣读或广播的，语言应简明流畅、便于朗读;书信的写作，要按照远近尊卑、尊卑长幼的关系使用相应的语言;公文的写作要按照不同文种和行文关系而使用相应的语言，否则就不得体。总而言之，作者应有针对性地运用得体的语言取得最佳的抒发疗效。

【种类】

应用文的种类繁杂，可以从不同的角度界定成不同的类别。

一、按其处理事情的性质界定

可以分为公务类应用文和私务类应用文。

公务类应用文是指为处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即一般所说的公文。

私务类应用文是指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即一般所说的个人日常应用文书。

二、按抒发形式界定

有记叙文、说明文、议论文。

记叙文是以记叙为主要抒发方法的应用文;说明文是以说明为主要抒发方法的应用文;议论文是以议论为主要抒发方法的应用文。

三、按使用领域界定

(一)行政类应用文行政类应用文包括国家行政机关公文和日常行政公文。

1.国家行政机关公文

国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要拿来传达和贯彻党和国家的新政法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制做比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要按照国家最新的行政机关公文处理办法，分辨每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种方式，确保其使用效率。

2.日常行政机关公文

日常行政机关公文是指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等拿来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制做也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，通常不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。

(二)专业工作应用文

专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊须要而专门产生和使用的应用文。因为分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差别。这样，在常年的工作实践中便渐渐产生了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文不仅要遵循应用文的通常规则外，还有很强的专业特性，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济协议等;司法部门常用的控告书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告;文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理细则;医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告;外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。

在各种应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作须要随事立体的应用写作新方式，也将会不断增多。

(三)日常生活应用文

日常生活应用文主要指个人拿来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际相处活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文其实也有一定的格式，但不非常严格，写作较灵活自由。

以上只是从大的方面来界定。假如进一步，还可依据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来界定。

【表达形式】

1.表述

表述，指的是把人物的活动、经历和风波发展变化过程交待下来一种抒发形式。在应用文写作中是最基本、最常用的抒发形式。

应用文写作中表述的人称，有第一人称(“我”、“我们”)和第二人称(“他”、“他们”)。使用第一人称“我”、“我们”系指作者本人，或作者所代表的群体、单位，如书信、请示、报告、总结等文体的写作，多用第一人称。有时，为简略起见，常使用无时态。有的应用文体，如新闻报导、简介、调查报告、会议纪要，为表明作者立场客观、公正，传播的信息真实、可信，常采用第二人称写作。

应用文中的表述方法有插叙、倒叙、插叙、分叙等。应用文中记叙风波的发展过程，介绍单位的基本情况，通常都是按借喻，即时间先后为序来表述。其缘由在于，应用文重在实用，不求含蓄、曲折，故多采用直接的笔法叙事、说理。插叙、插叙、分叙等用得较少，只在通信、消息、调查报告的写作中才用得上。

应用文中的表述要力求真实、准确，不带主观爱情色调;线索清晰，叙述完整;以概述为主，尽可能用概括的语言说出其前因后果、来龙去脉，使读者了解其梗概。

2.说明

说明，就是用简明简略的文字对事物、事理及人物进行解说的抒发形式。目的是使读者对事物的形态、构造、成因、性质、种类、功能，对事理的概念、特点、来源、演变、关系等有一个鲜明的了解和认识。

说明在应用文中使用广泛，如解说词、广告词、说明书、简介等文体，主要是用说明的方式来写的。其他文体如经济文书、科技文书、诉讼文书、行政公文等，也经常利用说明的方式解释事理，探讨事理。

说明的方式多种多样，在使用过程中应注意：定义说明要求“被定义者”和“定义者”外延相等，用语简明确切，具有科学性，不能用否定方式，防止“同义反复”;解释说明要求捉住要领，言简意明;分类说明注意按照写作意图选择恰当的分类角度，再度分类只能根据一个标准，各种的总和要等于被分类的事物;比较说明运用时要求拿来作比的事物与被比物要相像，有明晰的相比点，尽量用人们熟悉的事物作比;举例说明要求例子典型能给人以深刻的印象，举例应简略，只需概述介绍，何必具体铺叙;引用说明要求引文要有针对性，要贴切，所引资料要认真核对，使之确切可靠;比喻说明挠度求确切贴切;数字说明要求数字确切无误，每位数据都要有来源;图表说明要求选择图表要有代表性和针对性，表格的设计要合理，使人一目了然。

3.议论

议论，即议事论理，是运用事实材料和理论材料进行逻辑推理揭示观点的一种抒发形式。它主要特征是证明性，即通过摆事实、讲道理，或证明自己观点的正确，或反驳对方观点的错误。

在应用文写作中，议论常常使用。调查报告、总结、通报等文体，常常在表述事实、说明情况的基础上，表明对人物、事件、问题的评价。指示、决议、会议纪要等公文，也常用议论来阐述党和国家的方针、政策，让下级机关和群众理解和执行。

应用文写作中的议论，与通常议论文中的议论有显著的区别。通常议论文中，议论是最主要的表现方式，贯串全文仍然，论据、论据、论证三要素齐备。而在应用文写作中，最主要的抒发方法是表述和说明，议论稳居从属的地位，通常只是在表述、说明的基础上进行。另外，应用文的议论，通常也不须要作短篇大论，不需作复杂的多层次的逻辑推理，也不一定具备论据、论据、论证这样一个完整的议论过程，而只是在须要剖析论证的地方，采取夹叙夹议的方式，或采取三言两语的形式，点到即止，不作深入论证。

运用议论要注意，一要端庄，对任何事物的评价要实事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了当的阐述观点，不转弯抹角，不回避矛盾。