第一章：总则
为了提升公司物流工作的规范化水平，确保各项工作有明确的标准可依，采用更科学有效的方法统筹管理商品物资的集中采购与妥善保管，以保障公司生产流程的顺畅进行，持续降低生产开销，减少货物损耗，特此制定本规章制度。
2、本制度从年月日起执行，并由厂长授权有关部门组织实施。
第二章：采购管理
公司统一采购物资的范畴包括，生产过程中所需的各种原料、辅助材料以及包装物料，各类仪器、设备及其相关部件和消耗品，实验用的试剂与试药品，金属制品和玻璃仪器，劳动保护用品以及办公用具，凡是公司购买的所有物品。
2、生产科的工作职责：
依照本企业产品特性，制定产品原辅材料、包装材料使用标准，以此作为原辅材料、包装材料采购的依据。
（2）根据生产计划，编制材料需求清单。
依据公司产品销售走向和生产处理本事，为减小买东西开销，压缩采购开支，联合市场、供应、库房、检验、会计部门一起制定大批量消耗原料物料库房安全存量标准，提交厂长核准后实施。
3、供应部门的工作职责：
联系提供物资的企业探询价格，挑选供应商家，提交厂长核准。基础物料、包裹物料购买需依照GMP供应商品质维护体系检验开展。
经过厂长审核批准的供应商，供应部门需要与其进行沟通，制定购买协议，提交厂长再次审核并最终确定。
依照生产单位提交的物料需求清单，检查仓库现有数量，参照物料储备保障标准，制定物料申请文件，提交厂长核准后安排购买。
物资抵达本公司后，依照公司内部管理制度，仓库需开具收货单或待检物资登记表，然后转交相关部门执行质量检查、数量核对及入库程序，同时注销采购方案。
付款给到货材料物资时，需核查供应商的账单，同时核对本公司收货的记录，确认无误后，办理签字手续，再提交给相关单位和主管厂长，最终获得批准方可支付款项。
在规定的挂账结算日，需核对供货厂商递交的入库单和退货单据，参照采购合同中的相关条款，填写挂账结算表，然后提交给财务部门进行复核。
4、财务部门的工作职责：
（1）做好采购合同备案管理工作。
仔细检查物资购买和售卖的款项清算情况，以及物资进出仓库的登记手续是否落实到位，如有异常，应立刻向相关负责人反映。
对付款单据的真实性与合规性进行检验，若发现疑点，即责令相关单位改正，以防止本公司蒙受资金损失。
（4）设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。
（5）做好与仓库、采购、销售部门的账单、账实的核对工作。
5、质量部门的工作职责：
与相关单位协作，开展对主要物料及外包装供应方质量管理体系评估，确保审计工作顺利完成。
须立刻对运抵仓库待检的各类物料和包装品实施抽样检测，随后提交检测凭证。
（3）对不合格的原辅材料、包装材料作出相应的处理决定。
（4）配合供应部门做好有关物资的采购工作。
6、仓储部门的工作职责：
所有购入的各类物资，都要立刻对照入库单清点数量，然后把实际收到的数量记录下来，并且马上更新到库存登记簿中。
承担仓储部门的常规事务处理，务必保证物料记录精确无误，物品状态保持良好，维护环境稳定无虞，出入库流程高效便捷，以生产需求为出发点，提供细致周到的支持。
7、设备部门的工作职责：
（1）做好仪器、设备、电器及其备品备件的请购工作。
（2）配合仓库做好有关物资的入库验收工作。
（3）配合供应部门做好有关物资的采购工作。
8、各部门其他相关职责：
各业务单位需依照相关规范执行物资申请流程，必须填具申请表，提交给指定负责人核准，再由主管厂长签字，在特殊情况下还需获得集团总部批准，最后转交物资供应机构执行购买手续。
（2）各个单位在申请购买时，对于容易损坏的零件和消耗品，需要事先安排妥当，防止实际应用中出现供应脱节，进而导致生产受阻所形成的后果，应由相关单位主管人员负责。
9、采购操作流程：
本公司的物资获取工作由特定部门承担，其余部门或个人不允许私自购置，特殊情形需经厂长许可，方可委派专人执行。
供应部门要参照厂部发布的生产安排和生产部门所需时间，同时考虑现有物资状况，以及生产过程中物资消耗的实际需求，来制定采购方案，提交厂长审核，得到许可后实施。
供应部门依照核准的购买方案实施采购活动，非临时性购买，大批量购买需先与卖方缔结购买协议，购买协议须载明品类、型号、数量、品质、价位、送达期限、运输费分摊、付款途径及经济惩处等具体内容。
物资抵达本公司后，供应部门首先依据采购方案进行核对，核实无误后仓库会开具入库单，物资送交仓库进行数量核对。若需检测，仓库填写请验单递送质量部门实施取样检测，通过检测的物资方可入库；无需检测的物资由相关单位实施验收化妆品公司规章制度，并在入库单上签署确认。
支付预付款或货到款时，供应部门必须填写付款申请单，附上相关证明材料，提交财务部门审查，待厂长核准，出纳才能支付款项。
财务部门在处理采购物品的付款事宜时，需仔细核对包括《请购单》、《采购合同》、《付款申请单》、《入库单》、《发票》以及《收款收据》在内的各类相关文件，若账目未明确清晰，或未依照合同规定的期限完成支付，又或者结算凭证不符合税务制度的要求，财务部门则无权进行审核操作。
出纳人员需在收到厂长核准的支付单据后执行支付流程，支付过程中必须仔细检查是否所有印章都齐全，若印章不完整则不能进行支付操作。如果支付时间比较紧迫，出纳人员可以先用电话向厂长请示并获得同意后进行支付，但必须在厂长返回公司后补办审批程序。
采购物资当中，涉及厂长直接授权交付使用部门的部分，可以绕过仓库环节，由管理部门直接调配；除此之外，所有物料、工具等，均需先送交仓库进行质量检验，合格之后，再由领用单位依照规定程序申请领取。
第三章：仓储管理
1、物资验收入库：
物资运抵仓库，仓库管理员需与送货人员当面完成交接流程，逐一检查物品的种类和数量是否吻合，一旦察觉存在差错，有权拒绝接收。
物资运抵后，凡须查核的须先移至查验地带，未获确认合格的禁止进入达标地带，也严禁动用。
物品确认符合标准后，管理员依据票据上注明的品名、规格、型号、数量及计量单位进行核对，确保无误，入库单上的各项信息务必填写完整，随后将单据提交给财务部门进行账务处理。
次品必须单独存放，立刻处置，绝对禁止使用到生产中。如果操作疏忽，导致混入制造环节，保管人员要承担渎职的后果。
（5）验收中发现的问题，要及时通知仓库负责人处理。
2、物资的储存保管：
物资的存放管理须按照物品的性质、特征和功能进行归类，同时要依照GMP的相关规范实施。
物资存放须确保稳固安全，要依照物品属性，务求数量清晰可见，查验便捷，排列有序，环境干净整洁。
仓库管理员需承担物资存储、代管、待检物品及相关器具的经济与法律责任。若仓库内物资出现毁损、作废、盘点盈余或短缺情形，管理员须立刻向仓储主管汇报以便追查缘由并展开核查。未经许可不可随意处置相关问题。
仓库物品不可随意取用，必须得到库管人员许可。特殊情形需向厂主申请核准。
仓库管理员需要定期核对物资数量，每月向厂领导及相关部门汇报，确保记录与实物相符，账目与卡片一致。
保管人员需要时常在库房内来回查看，留意是否存在异常现象，务必仔细落实防火防潮防盗措施，排查潜在风险，一旦察觉异常情况，须立刻上报。
对于部分特殊物品，比如易燃品、易爆品、剧毒物等，必须依照国家相关准则进行储存和看管。
3、物资的发放：
物资的分配必须依照“先来后到”的规则，首先清点库存，其次核对信息，再次实施发放，最后进行数量调整。
物资发放必须凭领料单，单上要写明所领物资的名称、规格型号、数量、用途等信息，并且需要领料人和批准人签字确认，如果批准人不在，必须电话核实化妆品公司规章制度，之后补签确认单，对于缺少必要手续的领料，保管员有权拒绝发放物资。
（3）发料必须与领料人当面点交清楚，防止差错出门。
（4）所有发料凭证，保管员应妥善保管，不可丢失。
4、其他有关事项：
（1）仓库要严格保卫制度，禁止非本库人员擅自进入。
库房绝对禁止动用明火，库管人员必须掌握消防工具的操作方法，以及相关的防火常识，不允许在库房里面点燃香烟。
（3）仓库设有防鼠、防虫设施，严禁在库房内存放食品。
（4）保管员应做好日常的卫生工作。
保管人员更换职务时，需要完成交接流程，只有完成交接流程，方可离开原先职位。
第四章：经济责任处罚
物资使用部门要按照生产安排和生产管理上的实际要求，仔细填写请购单据。对于那些图谋简便、胡乱申报采购方案，导致公司资金被无谓消耗的，将根据既定规范对相关责任者实施经济处罚。
供应部门要保证产品质量，同时还要兼顾市场动态和库存费用，规划好大批量商品的购买计划，确定好提供货物的商家，并且对买来的东西的质量和付款安全负责，要是因疏忽大意导致公司蒙受损失，就必须承担经济上的后果。
财务部门需严格担当审查监管职责，若审查控制不力，又未能及时向厂长陈述相关事件实况，并导致公司蒙受财产损失，则应追究相应的经济及行政责任。
质量部门须对需检物料，按既定标准提取样本检测。一旦察觉品质不达标，务必迅速通报QA主管及采购单位（情况紧急时须直接向厂长汇报），绝对禁止将质量欠佳的外购品接收进库。若因质检人员疏忽大意导致经济蒙受损失，将施以相应的经济处罚和行政处分。
仓库负责核对外来物资的数量并完成接收登记，确保入库物资的计数准确无误。一旦察觉数量存在出入，须立刻向相关单位进行汇报，紧急情况下可径直向厂领导反映。在此期间，需将该批次物资妥善存放，以便后续核查。若因仓库管理人员操作不当或疏忽大意，未依照规定流程执行，导致物资入库时出现数量不足的情况，必须承担相应的经济补偿责任。
若物品因看管不力在存放期间导致本企业蒙受资金损失，保管人员将受到相匹配的钱财与纪律惩罚。
一旦察觉到潜在风险却隐瞒不告，导致公司蒙受财产损失，保管人员将受到相应的经济处罚和行政处分。
若保管员违反规定发放物料未按流程办理，导致公司蒙受财产损失，将对其进行相应的经济及行政层面的惩戒。
